Als effizientes Kommunikationsmittel hat sich E-Mail in der Geschäftswelt etabliert

Die redundante Dateiablage und der immer dichter werdende E-Mail-Verkehr belasten die Mailserver in zunehmendem Masse. Anfänglich lässt sich das Performance-Problem noch mit einem Speicherausbau lösen, irgendwann  nimmt aber die Datenflut überhand. Bereits kleinere Ausfälle von Systemen stellen für jedes Unternehmen in Bezug auf möglichen Datenverlust ein grosses Risiko dar. Es wird zunehmend wichtig, unternehmenskritische Daten sicher und zentral zu verwalten.

In der Schweiz sind geschäftsrelevante E-Mails den entsprechenden Papierdokumenten gleichgestellt und müssen wie letztere zum Nachweis von Geschäftsprozessen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Gesetzliche Vorgaben:

Gesetze und regulatorische Anforderungen verlangen von jeder Organisation die langfristige und fälschungssichere Speicherung ihrer E-Mails. Gleichzeitig ist die intelligente Verwaltung des immer grösseren Speicherbedarfes von E-Mails komplexer geworden. Im schweizerischen Recht gelten OR Artikel 957ff und die Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV).